/Tokheim Milan: ‘Lean and green’ met VijfS

Tokheim Milan: ‘Lean and green’ met VijfS

Thema-artikel – De vele voordelen van 5S zijn alom bekend, maar er zijn niet veel mensen die weten dat de techniek ook een positieve invloed op ons milieu kan hebben. Dit ontdekte onze ‘Lean and green’ correspondent na een bezoek aan een bedrijf in Noord-Italië.

Tekst: Kelly Singer, Directeur Lean Green Institute en bestuurslid van Institut Lean France



Sommige groene verhalen krijgen alle aandacht. Zonne-energie en passief bouwen staan bijvoorbeeld vaak in de belangstelling omdat ze ons een inkijkje geven in hoe onze toekomst eruit zou kunnen zien. Maar de uit het echte leven gegrepen verhalen over activiteiten die plaatsvinden om ons een groene toekomst te helpen bezorgen worden vaak over het hoofd gezien. Daarom wil ik graag het verhaal met jullie delen van een dienstverlenend bedrijf in het rustige stadje Carbagnate, vijftien kilometer buiten Milaan.

Tokheim begon in 1901 als producent van brandstofpompen, maar biedt tegenwoordig ook een scala aan andere producten en diensten, waaronder projectmanagement, installatie en onderhoud van brandstofpompen (zowel voor producten van Tokheim zelf als van concurrenten) en technologische en betalingsoplossingen in meer dan dertig landen. De vestiging in Garbagnate bedient de regio Milaan.

Furio Clerico, COO van Tokheim in Carbagnate, en zijn directeuren Mauro Cartello en Raffaele Romagnolo zijn zorgvuldige rentmeesters van de investeringen en de infrastructuur van Tokheim. Maar zij zetten hun spaarzaamheid en vindingrijkheid niet puur in om de bottom line te verbeteren. Furio: ‘Het groenste gebouw is een gebouw dat al staat. In al onze beslissingen nemen we de milieubelasting mee die we zouden creëren als we onze vaste activa door milieuvriendelijke opties zouden vervangen. Het grootste deel van wat we zouden vervangen zou rechtstreeks naar de stortplaats gaan, en wat CO2-uitstoot en levenscyclusanalyses betreft is dat gewoon niet logisch. We kunnen milieutechnisch gezien ook heel goed concurreren met wat we hebben, hier en nu.’

Het trio stelde een Groen Manifest op dat als ‘ware noorden’ fungeert om de beslissingen van het bedrijf op de langetermijnvisie af te stemmen. Dat is nu een jaar geleden, en de resultaten op milieugebied zijn uitstekend. Zo goed zelfs dat hun manifest en hun milieuvriendelijke activiteiten nu ook door andere Tokheim-vestigingen in Italië overgenomen en geïmplementeerd worden.

Maar het meest opmerkelijke aspect van deze ‘Lean and green’ transformatie is dat Tokheim op milieugebied net zo veel weet te presteren als bedrijven die twee of drie keer zo groot zijn, en dat zonder een speciaal Corporate Social Responsibility-team.

Hoe krijgen ze dat voor elkaar? Door alle medewerkers te stimuleren om volgens een van de belangrijkste Lean grondbeginselen te werken: 5S. Deze methode voor werkplekorganisatie staat bekend om zijn positieve invloed op veiligheid, kwaliteit, kosten en levertijd. Tokheim heeft nu laten zien dat 5S ook op milieugebied resultaat kan boeken.

5S werd ontwikkeld bij Toyota en kan uit het Japans worden vertaald als ‘Sorteren, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Systematiseren’. Het idee erachter is eenvoudig: organiseer een werkplek op een efficiënte en effectieve manier door puur de noodzakelijke werkobjecten te sorteren, deze objecten een eigen plek te geven, een ordelijke situatie te handhaven, regelmatig onderhoud te plegen en alles in stand te houden. Een op medewerkers gerichte werkplek is de basis van een denkende organisatie en stimuleert alle teamleden om zich ‘eigenaar’ te voelen – de spil van een ‘Lean and green’ transformatie.

Tokheim concentreerde zich allereerst op het laaghangende fruit: dat wat ongebruikt en overtollig was. Met behulp van 5S elimineerden medewerkers overtollige voorraad, onnodige dozen en containers en ongebruikte machines en maakten ze magazijnruimte vrij. Ze waren meedogenloos in hun oordeel en namen hun beslissingen op basis van de vraag, ‘Maakt dit item ons effectiever?’ Zodra het antwoord nee was, werd het item verwijderd.

Na een paar maanden was er een aanzienlijke hoeveelheid verspilling geëlimineerd en besefte Furio dat Tokheim met een veel kleiner magazijn en kantoor toe kon. Daarom verhuisde het bedrijf naar een kleinere locatie. Mauro zei, ‘Verspilling genereert verspilling. Hoe beter we worden in het elimineren van verspilling en het identificeren van dingen die echt waarde hebben, hoe kleiner onze impact op het milieu en op natuurlijke hulpbronnen, en hoe groter ons commerciële succes.’ De nieuwe kantoorruimte van Tokheim is een derde kleiner, en dat geldt ook voor de CO2-voetafdruk van het bedrijf, terwijl de huur bijna gehalveerd is.

OPLOSSINGEN VOOR AFVAL

Op hun nieuwe locatie gingen de medewerkers van Tokheim door met 5S. Dit keer bogen ze zich over de organisatie van (metaal)afval. Door een plek voor elk type metaal te creëren blijft het magazijn netjes, maar het grootste voordeel is dat het sorteren problemen zichtbaar maakt. Medewerkers kunnen signaleren wanneer er geen oplossing voor een nieuw type verspilling beschikbaar is, of wanneer er sprake is van een afwijking van een standaard – bijvoorbeeld wanneer een vergelijkbaar ogend, maar veel zeldzamer metaal in een verkeerde bak wordt geplaatst.

Sorteren vergroot ook de kans dat materialen de juiste bestemming bereiken, een belangrijk aspect voor de overgang naar de kringloopeconomie – een hoge prioriteit voor de Europese Unie. (Materialen van hetzelfde type en dezelfde kwaliteit behouden hun waarde als zij samen worden gerecycled, terwijl het recyclen van gemengde metalen een substantie oplevert die alleen voor kwalitatief mindere producten kan worden gebruikt. Daardoor moeten er meer kostbare metalen worden gewonnen voor de productie.) Tokheim kan zijn ‘afval’ ook voor een hogere prijs aan andere bedrijven doorverkopen als het gesorteerd is, en de stedelijke ophaaldiensten rekenen lagere tarieven wanneer recyclebare materialen en afval voor de vuilstort gescheiden worden aangeleverd.

Dankzij 5S kregen de magazijnmedewerkers ook beter zicht op de hoeveelheid verpakkingsafval. Ze stelden zichzelf de uitdaging om die met hulp van veel andere afdelingen, kantoren en leveranciers tot de helft terug te brengen. Uiteindelijk streefden ze hun doel zelfs voorbij (gemeten naar gewicht) dankzij de implementatie van herbruikbare containers voor leveringen tussen Tokheim-vestigingen binnen Italië. Extern selecteerden ze samen met leveranciers containers die hervuld kunnen worden met installatiemateriaal en die meerdere keren afgeleverd kunnen worden. Zo kon de omvang van de bakken in het magazijn worden teruggebracht en werd restafval in de vorm van plastic verpakkingen geëlimineerd. Dit leverde zelfs een kleine korting van de leverancier op. Momenteel onderzoekt het magazijnteam de mogelijkheid om meer producten zonder verpakking in te kopen en het gebruik van herbruikbare containers naar alle service-activiteiten uit te breiden.

Naast het magazijn boekt ook het serviceteam milieusucces met 5S. De technici van Tokheim zitten elke dag op de weg om nieuwe producten te installeren en bestaande producten te repareren, en dat reizen brengt lucht- en andere vormen van milieuvervuiling met zich mee. Ook de reductie hiervan is onderdeel van Tokheims Groene Manifest. ‘We weten dat er betere opties zijn dan auto’s op fossiele brandstoffen laten rijden. We doen dan ook ons best om schone energie in ons bedrijf te introduceren. Maar intussen kiezen we voor de beste tussenoplossing door de brandstofefficiëntie van onze bestelwagens te maximaliseren en onnodig reizen te voorkomen. We zijn niet van plan om duimen te draaien tot we de perfecte oplossing hebben,’ aldus Raffaele.

Gewicht en motorvermogen zijn twee van de meest bepalende factoren voor het brandstofverbruik en de CO2-uitstoot van een voertuig. Daarom besloot het serviceteam zijn inspanningen allereerst te richten op de verbetering van de brandstofefficiëntie van de servicewagens.

De bestelwagens werden wel van tijd tot tijd uitgeruimd, maar iedereen wist dat zich er in de loop der jaren ‘reserve-onderdelen’ en onnodig gereedschap in opstapelden. Het team haalde de auto’s leeg en plaatste puur de cruciale gereedschappen en apparatuur terug die noodzakelijk waren om de meeste klussen te kunnen uitvoeren. Gereedschap en onderdelen voor gespecialiseerde klussen werden buiten de bestelwagens bewaard en alleen meegenomen wanneer ze echt nodig waren. Deze simpele verandering maakte de bestelwagens 140 kilo lichter. Uit een onderzoek van het MIT bleek dat het gecombineerde brandstofverbruik in de stad en op de snelweg door lichte vrachtwagens en bestelwagens met elke gewichtsreductie van 100 kilogram met ongeveer 0,4 liter/100 km werd teruggedrongen. De efficiëntere indeling van de bestelwagens betekende dus een reductie van duizenden tonnen CO2-uitstoot en bespaarde Tokheim enorme bedragen aan brandstofkosten.

Dankzij de verbeterde organisatie van de bestelwagens hoefden er minder serviceafspraken opnieuw te worden gemaakt, omdat technici vaker alle onderdelen en apparatuur bij zich hadden die nodig was om een klus te kunnen uitvoeren. Na het realiseren van de CO2-reductie en een hogere winst dankzij het afgenomen aantal ritten werd de serviceplanners gevraagd om mee te denken over de verdere verbetering van de efficiëntie van de serviceritten. Uit ervaring wisten de technici dat hun ritten beter konden worden gepland, zodat hun uitstoot opnieuw drastisch kon worden teruggebracht. Ze reden namelijk vaak kriskras door de stad naar klussen en keerden regelmatig weer terug naar het magazijn om tussendoor onderdelen op te pikken. Er werd een nieuwe standaard opgesteld voor het inplannen van servicebezoeken die in elkaars nabijheid lagen. Als er een urgent verzoek binnenkwam, werd dat doorgespeeld aan de technicus die zich al in dat gebied bevond.

Tokheim laat zien dat duurzaam omgaan met wat we hebben en manieren vinden om bestaande middelen beter te benutten een van de meest verantwoordelijke dingen is die we voor het milieu kunnen doen. Het is net zo gemakkelijk om dagelijks kleine groene verbeteringen aan te brengen als het is om door te gaan met het verkwisten en afbreken van onze planeet. Abraham Lincoln verwoordde het ooit treffend: ‘De toekomst komt met één dag tegelijk.’



Als je Franstalig bent, zet dan de datum voor Lean Green Day in Parijs in je agenda: 26 september 2017. Meld je hier online aan Tijdens dit evenement hoor je echte, praktische verhalen van de gemba over hoe leiders als het Tokheim-team Lean inzetten om milieuwinst te boeken. Ook heb je de kans om andere ‘Lean and green’ enthousiastelingen te ontmoeten en ervaringen met ze uit te wisselen.



 DE AUTEUR

Kelly Singer is the Director of Lean Green Institute and a board member of Institut Lean France. She lives in Paris.